Compte-rendu de la réunion du 31 octobre 2008

    Réunion le vendredi 31 octobre 2008 à 18h30, salle multifonctionnelle  de Grand-Champ pour tous les bénévoles du Loch Western Country 2008.

Présents :   environ 70 bénévoles, ainsi que

    M. Gilles-Marie PELLETAN, Maire de Grand-Champ et Président de la C.C.L. (a dû s’absenter en tout début de réunion)

    M. Yves BLEUNVEN, Conseiller Général

    Mme Pierrette LEGAL, première adjointe à la Mairie

    M. Erwan THOMAS, responsable de l’Office du Tourisme

    MM COLLIN et LEGARGASSON respectivement du Télégramme et de Ouest-France

    Le Président des Cavaliers du Loch, Jean-Michel CARCELES, ouvre la séance en remerciant FULLY COUNTRY pour son prêt de matériel (sono et micro), ainsi que tous les participants de leur présence, et indique le déroulement de la réunion : visionnage d’une vidéo, bilan du LOCH WESTERN COUNTRY 2008, intervention de M. BLEUNVEN.

VIDEO :

    M. DUROX de Saint-Avé a été démarché pour réaliser une vidéo de quelques minutes sur le festival. Elle est destinée aux sponsors, aux institutions et à tout partenaire à venir.

    Cette vidéo est le résultat du montage de plusieurs heures de tournage. Une vidéo de 50 mn est proposée aux adhérents pour un coût de 12 € (demande à faire auprès de Françoise)

Bilan du LOCH WESTERN COUNTRY 2008 par POSTE

    Pascal, responsable Western dans l’association, dresse un état par poste

    Parkings :  responsable Armel LE PALUD

                        deux parkings situés Route de Plumergat et route de Baud

Une ligne de corde a permis aux véhicules de se garer plus facilement.

Pas de souci particulier.

Une demande : nommer les parkings

Des dégradations : le vol de 3 panneaux de stationnement interdit route de Plumergat

    Bar :  responsable Jean-Michel CARCELES

Une équipe bien rodée (la même depuis 4 ans)

Quad idéal pour le ravitaillement

    Restauration des bénévoles

La nouvelle formule a été appréciée.

Quelques soucis pour certains bénévoles qui n’avaient pas été renseigné (sandwich pris chez  Sommer)

Tente de restauration pas idéalement placée

Restauration du dimanche soir trop juste car les bénévoles ont répondu présent en grand nombre

Pas de tickets en 2009

    Accueil :  responsable Daniel LE COUVIOUR / 2 entrées cf parkings

Problème sur la gratuité : exposants et compétiteurs avec bracelet, animateurs country et invités avec entrée gratuite, bikers et enfants de moins de 13 ans

Uniformiser le mode de gratuité

Revoir le fonctionnement de l’entrée route de plumergat : aller retour piétons et véhicules, nombre de tampons insuffisants, filtrage difficile

Espace camping difficile à gérer

Penser au forfait sur 2 jours

Rappel sur convention exposant : port du bracelet obligatoire si non paiement à l’entrée, noter aussi les kwh désirés

    Bikers :  responsable Philippe LEBRUN

          Environ 100 le samedi et 200 le dimanche

          Circuit / Etape apéro chez Carrefour Market / Emplacement sur site très appréciés

          Très bonne organisation

          Prévoir un bracelet pour l’entrée gratuite sur site

          Assurance à revoir

    Western :responsable Pascal FILLAND

          62 compétiteurs

          La carrière s’améliore et est très appréciée (dotée d’une nouvelle herse)

          Accueil, organisation et convivialité = rendez-vous obligatoire et référence nationale

          Le speaker est devenu un incontournable

    Country Line Dance :  responsable Carole SANCHEZ

    Succès assuré – très bonne organisation – 12 associations locales et régionales au rendez-vous – respect du timing -  élargissement des horaires de 10h00 à 19h00 non stop

    Mais : manque de gradins – problème de sonorisation avec le toro mécanique

    Une demande des danseurs : bar trop éloigné de la piste de danse

    Rodeo mécanique :  responsable Jean-Michel SANCHEZ

          Une animation incontournable – challenge à réitérer – équilibre des comptes

          Prévoir une sono propre au toro

    Concert Country

          2 groupes très intéressants, MAIS trop peu d’entrées. Une réflexion est engagée pour 2009

          Le concert doit apporter non seulement en terme financier mais aussi en notoriété

    Penser à une programmation de danses entre la fin du parquet extérieur et son début dans l’espace 2000

    Electricité :  responsable Patrick LOCUFAIVRE

          Pas de souci particulier – autonomie suite à l’achat de matériel

          Pour 2009, Patrick risque d’être absent. Il doit former une autre personne rapidement

    Accueil Cavaliers du Loch : responsable Monique THOMAS

          Quelques incompréhensions sur les tickets restauration

          Revoir pour la remise des tickets

    Accueil Loch Western Country : responsable Véronique HENRY

          Beaucoup de contact